Arbeit im Team

Allgemeines

Auch wenn sich die Entscheidungsfindung innerhalb einer StV demokratisch gestalten sollte, ist es dennoch wichtig, eine Struktur zu haben, an der sich alle Beteiligten orientieren können. Wenn jedeR für alles zuständig ist, bedeutet das gleichzeitig auch, dass niemand für irgendetwas wirklich verantwortlich ist. Und gerade in Zeiten größerer Stressbelastung kann das mitunter dazu führen, dass jedeR hofft, dass sich für die Erledigung der einen oder anderen Sache schon jemand finden wird und sich damit am Ende niemand um die anstehenden Aufgaben kümmert. In der Praxis hat es sich daher als sehr sinnvoll erwiesen, die unterschiedlichen Aufgaben, die im Rahmen der Tätigkeit als StV auf das neugewählte Team zukommen, auf die unterschiedlichen Teammitglieder aufzuteilen, sodass es für jeden Bereich der StV-Tätigkeit eine verantwortliche Person gibt.

Aufgabenteilung

So empfiehlt es sich, jemanden zu haben, der das Budget im Auge behält, die notwendigen Materialbestellungen und Refundierungsanträge verwaltet. Daneben ist auch die Planung und Koordination der Beratungstätigkeiten der StV von großer Wichtigkeit, weshalb es sich auch hier empfielt, eine/n Verantwortliche/n einzusetzen. In den Aufgabenbereich dieser Person könnte neben der Strukturierung und Planung von Erstsemestrigenberatungszeiten und Konzeption von Informationsveranstaltungen auch die Einteilung der einzelnen MandatareInnen und Sachbearbeiter für die Journaldienste fallen. Die Zuteilung einzelner Verantwortlicher zu den unterschiedlichen Aufgabenbereichen der StV ist für alle Kernbereiche sinnvoll. Neben der Beratung von Studierenden und der Vertretung der Studierenden in den Gremien gibt es auch andere Projekte, denen sich die StV widmen kann. Auch hier ist die Benennung von Hauptverantwortlichen sehr hilfreich. Diese/r Verantwortliche hat die Aufgabe, alle Bereiche des ihr oder ihm anvertrauten Projekts zu koordinieren, den Ablauf zu überwachen und am Ende den Verlauf so aufzuarbeiten, dass es nicht nur allen anderen StV-MandatarInnen möglich ist, diesen nachzuvollziehen, sondern darüber hinaus auch ein kritischer Blick darauf geworfen werden kann. Dabei wird offensichtlich, welche Herangehensweisen oder Ablaufregelungen gut funktioniert haben und daher beibehalten werden können und welche weniger erfolgreich sind und durch Alternativen ersetzt werden müssen. Da die StV in Bezug auf Projekte nicht selten auf mehrern Hochzeiten gleichzeitig tanzen muss, ist es wichtig, einen guten Überblick zu behalten und länger vorauszuplanen. Nur so ist es möglich, im Fall des Falles Zeit- und Arbeitsressourcen innerhalb der laufenden Projekte so umzuverteilen, dass alle zu einem zufriedenstellenden Abschluss gebracht werden können.

Frühzeitige Aufgabenverteilung

Es empfielt sich, sich frühzeitig mit möglichen Fragen und Problemen von Erstsemestrigen auseinanderzusetzen und sich auf die Erstsemestrigenberatung vorzubereiten. Aufgrund der vorgelegten Inskriptionsfristen erfolgt die Erstseemstrigenberatung immer früher (Juli/August bzw. Jänner/Februar). In diesem Zusammenhang ist es sehr hilfreich, sich die Zeiten jener Lehrveranstaltungen, die im ersten Semester absolviert werden sollen, herauszuschreiben und alle wichtigen Termine (Begrüßung der Erstsemestrigen, Informationsveranstaltungen ect.) stets bei der Hand zu haben. Ebenso von Nutzen ist es, sich bereits frühzeitig mit allen nötigen Stellen in Verbindung zu setzen, um rechtzeitig eine ausreichende Zahl an gedruckten Informationsmaterialien zur Verfügung zu haben. Dies bedeutet zwar, dass auf die StV bereits vor Beginn des Semesters einiges Arbeit zukommt, allerdings wird durch ein planvolles Vorgehen die Arbeit während des Semesters nicht nur eheblich erleichtert, sondern auch wesentlich reduziert. Denn StV-MitarbeiterInnen, die wissen, wo welche Unterlagen auffindbar sind, welche Stelle über welche Informationen verfügt und wann was stattfindet, verliert auch angesichts einer größeren Gruppe von Studierenden nicht so schnell den Überblick.

Eine gründliche Vorbereitung ist auch im Zusammenhang mit Sitzungen der unterschiedlichen Gremien wichtig. Die Kenntnis der Protokolle vergangener Sitzungen und die gründliche Auseinandersetzung mit den ausgeschickten Tagesordnungen sind in diesem Fall unerlässlich. Auch wenn nicht alle StV-MitarbeiterInnen in Gremien vertreten sind, sollten die Tagesordnungspunkte im Team besprochen werden.