Mitglieder Einsetzen

Im Zuge der zahlreichen technischen Erneuerungen 2017 bzw. Anfang 2018 haben wir im ersten Schritt die alte Homepage über den Haufen geworfen und von Grund auf neu programmiert. Anschließend folgte eine Neuprogrammierung der Email Verteiler und eine Neuauflage der ÖH Börsen.

Die Mitgliederliste ist eine wichtige Anwendung, um längerfristig Überblick über die Personalia der ÖH Organe festzuhalten.

Achtung: Die Mitgliedereintragung hat/kann nur durch den Vorsitz des Organs zu erfolgen! Der Vorsitzende/die Vorsitzende des Organs sind auch für die „Durchverrechtung“ der Mitglieder im Organ verantwortlich! 

Die Mitgliederliste arbeitet mit folgendem Ablauf: 

  1. Mitglieder eintragen
  2. Stud Email Adresse (Vorname.Nachname@stud.sbg.ac.at) eintragen
  3. Mitglied einsetzen, eine Rolle zuweisen und das Eintrittsdatum eintragen
  4. die Einsetzung ergeht als Vorschlag an den Vorsitz
  5. der/die Vorsitzende der UV genehmigt/verweigert die Einsetzung
  6. sobald die Einsetzung genehmigt wurde, ist die Person offiziell Funktionsträger*in der ÖH Uni Salzburg
  7. eine Rechtevergabe in der Mitgliederliste ist erst dann möglich, wenn die Person einen Account angelegt hat
  8. der/die Vorsitzende des Organs passt die Rechte an, sobald die Person einen Account hat und eine Rechtezuweisung ermöglicht wird

Was passiert mit den Daten: 

  • §30 Abs. 5 HSG 2014 verpflichtet uns Verzeichnisse über die Mitglieder zu führen
  • sobald das Mitglied offiziell Funktionsträger*in ist, gelangt die Studierenden-E-Mailadresse automatisch in den Verteiler team.organ@oeh-salzburg.com
  • sobald das Mitglied offiziell Funktionsträger*in ist, gelangt die Studierenden-E-Mailadresse automatisch in den Verteiler stven@oeh-salzburg.com
  • ist das Mitglied Mandatsträger*in ist, gelangt die Studierenden-E-Mailadresse automatisch in den Verteiler mandate@oeh-salzburg.com
  • sobald das Mitglied offiziell Funktionsträger*in ist, beginnt die Zeitaufzeichnung (monatsweise) der Funktionen für die ECTS- und Toleranzsemester Anträge
  • unter Name > Benutzerprofil kann eingesehen werden, welche Funktionen die Person inne hat(te)
  • unter Name > Benutzerprofil kann eingesehen werden, in welchen E-Mail Verteilern die Person ist

Was passiert wenn die Person ihre Funktion niederlegt/beendet:
Der/die Vorsitzende des Organs muss eine Austragung tätigen. Hierfür auf den „Mülleimer“ in der Mitgliederliste drücken, damit wird folgender Ablauf aktiviert:

  1. Organvorsitz bittet um Austragung der Person aus der Funktion
  2. der/die UV Vorsitzende genehmigt/lehnt die Austragung ab
  3. Bei genehmigter Austragung ist die Person offiziell von ihrer Funktion abgemeldet

Wenn Personen  eine Funktion für die Österreichische Hochschüler_innenschaft (ÖH) wahrnehmen, hat das sozialrechtliche Folgen:

  • Verlängerung der Anspruchsdauer auf Familien- und Studienbeihilfe
    Zeiten als Studierendenvertreter_in wirken sowohl für die Familienbeihilfe als auch für die Studienbeihilfe als Verlängerung der Anspruchsdauer. Für jedes Semester, das eine Tätigkeit ausgeübt wird, kann die Anspruchsdauer um ein Viertel-bis zu einem vollen Semester verlängert werden. Das genaue Ausmaß richtet sich nach der Tätigkeit. (siehe Nachweise > Toleranzsemester)
  • Anrechnung der ÖH-Zeit für die freien Wahlfächer
    Je nach Funktion können für ÖH Tätigkeit 2-8 ECTS Punkte pro Semester an freien Wahlfächern angerechnet werden, wenn diese im Curriculum vorgesehen sind. (siehe Nachweise > ECTS-Nachweise)

Was bringts?

  • Aufzeichnungen über die Semesteranzahl –> Automatischer ECTS Nachweis generierbar
  • Email Adressen landen automatisch in den richtigen Email Verteilern
  • Gremienbeschickungen, Einsetzungen usw. werden nicht mehr vergessen
  • Email Benachrichtungen bei allen Aktionen: einsetzung/austragung/abmeldung

Auch wichtig: Gemäß §31 Abs. 3 (HSG 2014) bekommen Studierendenvertreter*innen eine gewisse Anzahl an ECTS für jedes Semester, in welchem eine derartige Tätigkeit ununterbrochen ausgeübt wird. Da wir die ECTS Nachweise auf Basis der Daten im System auswerten möchten wir euch darüber informieren, dass nur Tätigkeiten über ein ganzes Semester gültig sind. Bitte Beachtet dies, wenn ihr das Anfangsdatum eurer Sachbearbeiter*innen setzt. Auf Basis der Angaben auf der Uni Salzburg Homepage entnehmen wir folgendes Semesterintervall: WiSe Anfang Oktober bis Ende Februar; SoSe Anfang März bis Ende Juni.

Zu Deutsch heißt das also, dass alle Mandatar*innen ab dem 01.07. des Jahres aktiv sind, die Sachbearbeiter*innen sich meistens ab dem 01.10 oder dem 01.03 sich engagieren

Wir hoffen damit eine klarere Struktur geschaffen zu haben, die Organe können nun stets ihre Einsetzungen abprüfen und der Mailverkehr minimiert sich. Außerdem gehen nun keine Vorschläge für Entsendungen oder Einsetzungen verloren! Die Anleitung zeigt nochmal den Vorgang mit Bildern und Anmerkungen, bei Problemen bitte eine kurze Mail an alexander.schlair@oeh-salzburg.at